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Buchhaltung und Rechnungen für Bäckereien

Morgens um drei beginnt der Tag, abends kommen die Belege. Im Laden zahlen die Kunden an der Kasse, aber Cafés, Hotels, Kantinen und Schulen wollen eine Rechnung. Saldiqo übernimmt diesen Teil und hält Mehl, Strom und Zutaten im Griff.

Aktualisiert:

Das fällt bei Bäckereien an

Laden und Großkunden

Der Verkauf im Laden läuft über die Kasse. Daneben beliefert die Bäckerei Cafés, Hotels, Kantinen und Schulen, jede Woche, manchmal jeden Morgen. Dafür braucht es Lieferscheine und Rechnungen.

Feste und wechselnde Mengen

Manche Kunden bekommen jeden Tag dieselbe Menge, andere bestellen kurzfristig für Feiern. Beides muss sauber auf Rechnungen landen.

Torten und Catering mit Anzahlung

Hochzeitstorte, Buffet, Frühstücksservice: Der Auftrag wird Wochen vorher vereinbart und angezahlt.

Wareneinkauf in Masse

Mehl, Butter, Eier, Verpackung, Strom: Die Eingangsrechnungen sind zahlreich und der Energiepreis ist ein großer Posten. Bei mehreren Filialen kommt die Frage dazu, welche Filiale was kostet.

So hilft dir Saldiqo

  • Feste Lieferungen als SerienrechnungBekommt ein Café jede Woche dieselbe Menge, erzeugt eine Serienrechnung sie zum festen Termin.
  • Lieferschein und RechnungFür wechselnde Mengen schreibst du zur Lieferung einen Lieferschein, die Rechnung entsteht aus demselben Auftrag.
  • Torten mit AnzahlungAngebot, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung führen dich durch den Auftrag.
  • Eingangsrechnungen und BelegeRechnungen der Lieferanten erfasst du mit Fälligkeit, Belege fotografierst du mit dem Handy. Offene Lieferantenrechnungen bündelst du als Sammelüberweisung für das Online-Banking.
  • Kostenstelle je FilialeOrdne Einnahmen und Ausgaben Filialen zu und sieh, welche Filiale trägt und welche nicht.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Brötchen, 120 Stück, Lieferung Montag
  • Brot und Kleingebäck laut Lieferschein
  • Hochzeitstorte, dreistöckig, nach Absprache
  • Frühstücksbuffet für 25 Personen
  • Lieferung und Aufbau
  • Pfand für Transportkisten

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer
Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben
Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Für Bäckereien in Österreich

Barumsätze im Laden laufen in Österreich ab bestimmten Umsatzgrenzen über eine Registrierkasse nach der RKSV. Saldiqo ersetzt sie nicht, übernimmt aber Rechnungen an Cafés, Hotels und Kantinen.

Häufige Fragen

Ersetzt Saldiqo die Ladenkasse?

Nein. Saldiqo ist kein Kassensystem. Die Barumsätze im Laden gehören in eine Kasse, die die Vorgaben deines Landes erfüllt. Saldiqo übernimmt Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen und Ausgaben.

Kann ich Lieferscheine und Rechnungen verknüpfen?

Ja. Der Lieferschein und die Rechnung gehören zum selben Auftrag, du siehst jederzeit, was geliefert und was schon abgerechnet ist.

Wie verteile ich Kosten auf mehrere Filialen?

Mit Kostenstellen. Du ordnest Rechnungen, Ausgaben und Belege einer Filiale zu und siehst die Auswertung je Filiale.

Müssen Bäckereien in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Bäckereien in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Bäckereien Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.