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Buchhaltung und Rechnungen für Beratung und Coaching

Ein Honorar nach Zeit, ein Workshop mit Vorauszahlung, ein Retainer für drei Monate: Berater und Coaches haben selten zwei gleiche Aufträge. Saldiqo hält Angebote, Rechnungen und Zahlungen zusammen, auch wenn du mehrere Firmen führst.

Aktualisiert:

Das fällt bei Beratungen und Coaches an

Unterschiedliche Honorarmodelle

Stundensatz, Tagessatz, Pauschale, Erfolgshonorar: Jedes Modell braucht eine eigene Darstellung auf dem Angebot und der Rechnung.

Vorauszahlung und Teilzahlung

Coaching-Pakete und Workshops werden oft vorab bezahlt, größere Projekte in Raten. Das muss auf der Schlussrechnung nachvollziehbar sein.

Feste Monatsbeträge

Ein Retainer bringt planbares Einkommen, braucht aber jeden Monat eine pünktliche Rechnung.

Mehrere Unternehmen

Viele Berater haben neben der Einzelfirma eine GmbH oder ein zweites Standbein. Jede Firma braucht ihre eigene Buchführung, aber nicht ein eigenes Programm.

So hilft dir Saldiqo

  • Angebot nach HonorarmodellDu legst Leistungen als Artikel an: Stunde, Tag, Paket. Das Angebot besteht aus diesen Bausteinen.
  • Zeiterfassung und Rechnung aus ZeitenWer nach Aufwand abrechnet, erfasst die Zeit und erzeugt die Rechnung daraus.
  • Retainer als SerienrechnungDie Monatsrechnung entsteht zum festen Termin, ohne dass du sie jedes Mal neu schreibst.
  • Abschlag und SchlussrechnungVorauszahlungen stellst du aus dem Angebot, die Schlussrechnung zieht sie automatisch ab.
  • Mehrere Firmen, ein LoginWechsle zwischen deinen Firmen und lade Team und Steuerberatung mit eigenen Rechten ein.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Strategieberatung, 6 Stunden
  • Workshop ganztägig, bis zu 12 Teilnehmende
  • Coaching-Paket, 5 Sitzungen
  • Retainer, Monat Oktober
  • Vorbereitung und Nachbereitung, pauschal
  • Reisekosten nach Aufwand

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer
Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben
Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Kann ich nach Zeit und mit Pauschalen abrechnen?

Ja. Du legst Stunden-, Tages- und Paketsätze als Artikel an und mischst sie in einem Angebot oder einer Rechnung.

Wie rechne ich Coaching-Pakete mit Vorauszahlung ab?

Mit einer Abschlagsrechnung aus dem Angebot. Die Schlussrechnung zieht die bezahlte Vorauszahlung ab und zeigt den Rest.

Kann ich mehrere Firmen verwalten?

Ja. Mehrere Firmen laufen unter einem Login, jede mit eigener Buchführung und eigenen Rechnungsnummern.

Müssen Beratungen und Coaches in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Beratungen und Coaches in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Beratungen und Coaches Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.