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Buchhaltung und Rechnungen für Nachhilfe und Kursanbieter

Schulgeld, Kursgebühren, Einzelstunden, Firmenschulungen: Wer unterrichtet, rechnet in Blöcken ab. Saldiqo stellt Rechnungen für ganze Kurse auf einmal aus, bucht Ratenzahlungen sauber und zeigt, welche Teilnehmer noch offen sind.

Aktualisiert:

Das fällt bei Nachhilfe und Kursanbieter an

Rechnungen im Block

Zu Kursbeginn brauchen 15, 40 oder 200 Teilnehmer ihre Rechnung. Von Hand ist das ein Nachmittag Tipparbeit mit Fehlerrisiko.

Raten und Verträge

Schulgeld und längere Kurse werden monatlich gezahlt. Jede Rate muss pünktlich als Rechnung bei den Eltern oder Teilnehmern liegen.

Privat und Firma

Eltern zahlen Einzelstunden, Firmen buchen Schulungen für Teams. Beide erwarten eine Rechnung, aber mit unterschiedlichen Angaben und Zahlungszielen.

Stornos und Erstattungen

Wer vor Kursbeginn absagt, bekommt eine Korrektur. Sie muss zur ursprünglichen Rechnung passen, ohne dass ein Beleg überschrieben wird.

So hilft dir Saldiqo

  • Rechnungslauf für Kurse und SchulgeldTeilnehmerliste als CSV hochladen, Saldiqo legt alle Rechnungen als Entwurf an. Nach der Prüfung schreibst du sie gemeinsam fest.
  • Serienrechnungen für RatenMonatliche Schulgeldraten erzeugt eine Serienrechnung zum festen Termin.
  • Firmenschulungen mit AnzahlungAngebot, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung führen dich durch den Auftrag.
  • Erinnerungen mit FristenNach dem Kontoauszug siehst du offene Rechnungen und schickst Zahlungserinnerungen mit einem Klick.
  • Rechnungskorrektur bei AbsageEine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur bleibt mit der Originalrechnung verknüpft.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Kursgebühr Englisch B1, 12 Termine
  • Schulgeld Monat Oktober
  • Einzelstunde Mathematik, 60 Minuten
  • Prüfungsvorbereitung, Intensivwochenende
  • Inhouse-Schulung für 12 Personen, ein Tag
  • Unterrichtsmaterial laut Beleg

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer
Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben
Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Kann ich Rechnungen für ganze Kurse auf einmal erzeugen?

Ja. Mit einem Rechnungslauf legst du aus einer CSV-Datei alle Rechnungen als Entwurf an, prüfst sie und schreibst sie gemeinsam fest.

Wie rechne ich Raten ab?

Mit einer Serienrechnung je Teilnehmer. Sie wird zum festen Termin erzeugt, bei Kündigung stoppst du sie mit einem Klick.

Muss ich Umsatzsteuer auf Kurse ausweisen?

Das hängt von deiner Einrichtung und deinem Land ab. Manche Bildungsleistungen sind befreit, andere nicht. Das klärst du mit deiner Steuerberatung, in Saldiqo setzt du je Position den passenden Satz.

Müssen Nachhilfe und Kursanbieter in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Nachhilfe und Kursanbieter in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Nachhilfe und Kursanbieter Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.