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Buchhaltung und Rechnungen für Agenturen

Pitch gewonnen, Projekt gestartet, Freelancer beauftragt, Medienbudget ausgegeben: Eine Agentur rechnet in Projekten und braucht zu jedem Projekt Einnahmen und Ausgaben. Saldiqo führt dich vom Angebot über Abschläge bis zur Schlussrechnung und zeigt je Projekt, was übrig bleibt.

Aktualisiert:

Das fällt bei Agenturen an

Projekte statt Einzelrechnungen

Konzept, Umsetzung, Korrekturschleifen, Abnahme: Ein Projekt läuft über Monate und wird in Stufen abgerechnet. Am Ende muss alles zum Angebot passen.

Fremdleistungen weiterberechnen

Druck, Mediabudget, Stockbilder, Freelancer: Du verauslagst Kosten und stellst sie dem Kunden in Rechnung. Ohne Zuordnung weißt du am Projektende nicht, was verdient wurde.

Retainer und Pauschalen

Laufende Betreuung wird monatlich abgerechnet. Die Rechnung wiederholt sich, der Zahlungseingang muss trotzdem kontrolliert werden.

Team und Steuerberatung

In der Agentur arbeiten mehrere Personen mit Rechnungen. Wer was sehen und ändern darf, sollte klar geregelt sein.

So hilft dir Saldiqo

  • Abschläge und SchlussrechnungMeilensteine stellst du als Abschlags- oder Teilrechnung direkt aus dem Angebot. Die Schlussrechnung zieht sie automatisch ab.
  • Kostenstelle je Kunde oder ProjektOrdne Rechnungen, Ausgaben und Belege einem Projekt zu und sieh in der Auswertung, was es einbringt und kostet.
  • Fremdleistungen erfassenBelege und Rechnungen von Dienstleistern erfasst du als Ausgabe mit derselben Kostenstelle wie das Projekt.
  • Retainer als SerienrechnungDie Monatsrechnung entsteht zum festen Termin, ohne dass du sie jedes Mal schreibst.
  • Rollen im TeamTeammitglieder und Steuerberatung bekommen eigene Zugänge mit eigenen Rechten.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Konzeption und Strategie, pauschal
  • Umsetzung Kampagne, Meilenstein 2 von 3
  • Weiterberechnung Druckkosten laut Beleg
  • Freelancer-Honorar, durchgereicht
  • Retainer Betreuung, Monat November
  • Korrekturschleifen nach Aufwand, Stunden

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer
Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben
Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Kann ich Projekte mit Abschlägen abrechnen?

Ja. Du stellst Abschlags- oder Teilrechnungen direkt aus dem Angebot. Die Schlussrechnung zieht sie ab.

Wie sehe ich, ob ein Projekt Gewinn bringt?

Mit Kostenstellen. Du ordnest Rechnungen und Ausgaben einem Projekt zu und siehst die Auswertung je Kostenstelle.

Gibt es Rollen für mein Team?

Ja. Du lädst Teammitglieder und deine Steuerberatung mit eigenen Zugängen und eigenen Rechten ein.

Müssen Agenturen in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Agenturen in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Agenturen Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.