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Buchhaltung und Rechnungen für Kitas

Jeden Monat dieselben Elternbeiträge, dazu Essensgeld, Zuschüsse und Ausflüge: In einer Kita wiederholt sich fast alles. Saldiqo erzeugt die Beitragsrechnungen für alle Familien auf einmal, ordnet die Zahlungen zu und zeigt, wer noch offen ist.

Aktualisiert:

Das fällt bei Kindergärten an

Viele gleiche Rechnungen

Je nach Größe sind es 20 bis 150 Familien, die jeden Monat einen Beitrag zahlen. Von Hand ist das ein halber Tag Arbeit, und ein Tippfehler fällt erst auf, wenn eine Familie nachfragt.

Mehrere Geldquellen

Elternbeiträge, Zuschüsse von Gemeinde oder Träger, Spenden und Einnahmen aus Veranstaltungen laufen parallel. Wer sie nicht sauber trennt, rechnet am Jahresende lange.

Lastschrift statt Überweisung

Die meisten Familien möchten nichts überweisen müssen. Du brauchst Mandate und eine Datei, die du im Online-Banking hochlädst.

Ein- und Austritte im Jahr

Kinder kommen zum Monatsersten oder gehen mitten im Jahr. Beiträge müssen anteilig stimmen, und Korrekturen brauchen eine saubere Gutschrift statt eines überschriebenen Betrags.

So hilft dir Saldiqo

  • Rechnungslauf aus einer CSV-DateiDu lädst eine Liste mit Familien und Beträgen hoch, Saldiqo legt alle Rechnungen als Entwurf an. Nach der Prüfung schreibst du sie mit einem Schritt fest.
  • Serienrechnungen für feste BeiträgeBleibt der Beitrag gleich, erzeugt eine Serienrechnung ihn jeden Monat zum festen Termin.
  • SEPA-LastschriftdateiFür Familien mit Mandat erzeugt Saldiqo die Datei für das Online-Banking. Den Einzug führt deine Bank durch.
  • Offene Posten und MahnungenNach dem Hochladen des Kontoauszugs siehst du, welche Familie noch nicht gezahlt hat, und schickst eine Zahlungserinnerung mit einem Klick.
  • Kostenstellen je GruppeOrdne Einnahmen und Ausgaben Gruppen oder Standorten zu und sieh in der Auswertung, was jede Gruppe kostet.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Elternbeitrag Monat Oktober, Ganztag
  • Essensgeld Monat Oktober
  • Bastel- und Materialgeld, Quartalspauschale
  • Randzeitenbetreuung, 12 Stunden
  • Anmeldegebühr
  • Rechnungskorrektur: Betreuung an Schließtagen

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer
Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben
Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Für Kindergärten in Österreich

In Österreich heißen Kitas meist Kindergarten oder Kinderkrippe, die Tageseltern rechnen oft über die Trägerorganisation ab. Beiträge und Zuschüsse der Gemeinde trennst du mit Kostenstellen.

Häufige Fragen

Kann ich Beiträge für viele Familien auf einmal abrechnen?

Ja. Mit einem Rechnungslauf legst du aus einer CSV-Datei alle Rechnungen als Entwurf an, prüfst sie und schreibst sie gemeinsam fest. Danach siehst du, was bezahlt, offen und überfällig ist.

Wie behandle ich steuerfreie Betreuungsleistungen?

Betreuung, Verpflegung und Zuschüsse werden häufig unterschiedlich besteuert, und viele Träger sind von der Umsatzsteuer befreit. Welche Regel für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung. In Saldiqo setzt du je Position den Satz 0 % und schreibst den Hinweis in den Schlusstext.

Zieht Saldiqo die Beiträge selbst ein?

Nein. Saldiqo erzeugt die Lastschriftdatei, du lädst sie im Online-Banking hoch, und deine Bank zieht ein. Ohne Mandate bleibt es bei der Überweisung mit Zahlungsabgleich.

Müssen Kindergärten in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Kindergärten in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Kindergärten Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.