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Buchhaltung und Rechnungen für Reinigungsfirmen

Objekte, die jede Woche gereinigt werden, Grundreinigungen auf Abruf, Hausmeisterdienste nach Stunden: In der Gebäudereinigung wiederholt sich vieles, und jedes Objekt braucht seine eigene Rechnung. Saldiqo erzeugt sie zum festen Termin und zeigt, welches Objekt sich lohnt.

Aktualisiert:

Das fällt bei Reinigungsfirmen an

Wiederkehrende Aufträge

Büros, Praxen, Treppenhäuser und Kitas werden im festen Rhythmus gereinigt. Die Monatsrechnung ist jedes Mal fast gleich.

Mehrere Objekte, ein Betrieb

Jedes Objekt hat eigene Preise, Zeiten und Ansprechpartner. Ohne Zuordnung weißt du nicht, ob sich ein Auftrag trägt.

Sonderleistungen auf Abruf

Grundreinigung, Fensterreinigung und Winterdienst kommen zusätzlich und brauchen ein Angebot oder eine Rechnung nach Aufwand.

Zahlungsziele bei Firmenkunden

Hausverwaltungen und Firmen zahlen auf Ziel. Wer nicht nachfasst, wartet lange.

So hilft dir Saldiqo

  • Objektreinigung als SerienrechnungDie Monatsrechnung entsteht zum festen Termin, mit den Positionen aus deinem Vertrag.
  • Zeiten je ObjektDu erfasst Stunden mit Start und Stopp und rechnest nach Aufwand ab, wo es der Vertrag verlangt.
  • Kostenstelle je AuftraggeberOrdne Einnahmen und Ausgaben einem Objekt zu und sieh in der Auswertung, was es einbringt.
  • Angebot für SonderleistungenGrundreinigung oder Fensterreinigung stellst du als Angebot, nach der Ausführung wird daraus die Rechnung.
  • Mahnen mit FristenNach dem Kontoauszug siehst du, wer noch offen ist, und verschickst Zahlungserinnerungen mit einem Klick.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Unterhaltsreinigung Büro, Monat Oktober
  • Grundreinigung nach Aufmaß
  • Fensterreinigung, innen und außen
  • Hausmeisterdienst, Stunden
  • Reinigungsmittel laut Beleg
  • Winterdienst, Pauschale für November

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer
Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben
Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Kann ich Monatsrechnungen automatisch erzeugen?

Ja. Eine Serienrechnung erzeugt sie zum festen Termin. Änderst du den Vertrag, passt du die Serie mit einem Klick an.

Wie sehe ich, ob sich ein Objekt lohnt?

Mit Kostenstellen. Du ordnest Einnahmen und Ausgaben dem Objekt zu und siehst die Auswertung je Kostenstelle.

Kann ich nach Stunden abrechnen?

Ja. Du erfasst Zeiten und erzeugst daraus die Rechnungsposition.

Müssen Reinigungsfirmen in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Reinigungsfirmen in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Reinigungsfirmen Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.