Buchhaltung und Rechnungen für Personalberater

Retainer bei Auftrag, Erfolgshonorar bei Einstellung, Shortlist und Garantiezeit: Personalberater haben Rechnungen in Etappen mit hohen Einzelbeträgen. Saldiqo stellt Retainer und Erfolgshonorar getrennt, erinnert bei offenen Posten und erzeugt Rechnungskorrekturen, wenn die Einstellung scheitert.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Personalberater an

Rechnung in Etappen

Erste Rate bei Auftrag, zweite bei Shortlist, dritte bei Einstellung. Jede hat ihren Zeitpunkt.

Garantiezeit

Scheidet ein Kandidat in der Probezeit aus, entsteht eine Gutschrift oder ein Ersatz.

Hohe Einzelbeträge

Ein Honorar beträgt oft ein Drittel eines Jahresgehalts. Zahlungsziel und Nachfassen sind wichtig.

So hilft dir Saldiqo

Rechnung in EtappenRetainer, Shortlist, Erfolg als eigene Rechnungen oder Abschläge.
Rechnungskorrektur bei GarantiefallVerknüpft mit der Ursprungsrechnung.
ErinnerungenOffene Posten im Blick.
Kostenstelle je MandatAufwand und Ertrag je Mandat.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Retainer bei Auftragserteilung, Mandat 2027-14
Shortlist-Vorstellung, 3 Kandidaten
Erfolgshonorar bei Einstellung, 28 % vom Jahresgehalt
Anzeigenschaltung laut Beleg weiterberechnet
Rechnungskorrektur: Ausscheiden in der Probezeit
Sourcing-Aufwand nach Stunden

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer: Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben: Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung: Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Wie rechne ich Retainer und Erfolgshonorar ab?

Als Abschlagsrechnungen aus dem Angebot, mit eigener Position je Etappe.

Wie behandle ich einen Garantiefall?

Mit einer Rechnungskorrektur zur Erfolgsrechnung, wenn du Honorar zurückzahlst.

Müssen Personalberater in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Personalberater in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Personalberater Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.