Buchhaltung und Rechnungen für Eventagenturen

Firmenfeiern, Messen, Konferenzen und Produktlaunches: Eine Eventagentur rechnet Budgets von vielen tausend Euro ab, mit Anzahlung, Fremdleistungen und Schlussrechnung. Saldiqo stellt Abschläge, ordnet Dienstleister-Rechnungen dem Event zu und zeigt je Veranstaltung, was nach allen Kosten übrig bleibt.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Eventagenturen an

Große Budgets in Stufen

Ein Event kostet fünf- oder sechsstellig. Abschläge decken Vorkosten.

Viele Dienstleister

Location, Catering, Technik, Künstler und Personal liefern Rechnungen, die dem Event zugeordnet werden.

Marge je Event

Die Agentur verdient an der Differenz. Jedes Event muss einzeln auswertbar sein.

So hilft dir Saldiqo

Abschläge je MeilensteinAngebot, Abschläge, Schlussrechnung.
Kostenstelle je EventDienstleister, Material und Erlöse je Veranstaltung.
Rechnungen an FirmenkundenZahlungsziel und Erinnerungen.
WeiterberechnungFremdleistungen als Position mit Beleg.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Event Konzeption und Planung, Pauschale
Location und Catering laut Beleg weiterberechnet
Technik und Bühne, Pauschale
Personal vor Ort, Stunden
Agenturleistung Produktion
Abschlag 40 % bei Beauftragung

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer: Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben: Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung: Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Wie sehe ich die Marge je Event?

Mit Kostenstellen je Event. Dienstleisterrechnungen und Erlöse stehen in einer Auswertung.

Wie rechne ich große Budgets ab?

Mit Abschlägen je Meilenstein aus dem Angebot und einer Schlussrechnung.

Müssen Eventagenturen in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Eventagenturen in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Eventagenturen Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.