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Buchhaltung und Rechnungen für Events und Medien

Gagen, Techniktage, Anzahlungen für Hochzeiten und Messen: Wer Veranstaltungen und Medien produziert, arbeitet in Projekten mit festen Terminen und vielen Beteiligten. Saldiqo rechnet Anzahlung und Schlussrechnung sauber ab und hält Reise- und Technikkosten zusammen.

Aktualisiert:

Das fällt bei Events und Medien an

Termin steht, Geld kommt später

Gebucht wird Monate vorher, bezahlt wird oft erst nach dem Auftritt oder der Veranstaltung. Anzahlungen sichern den Termin.

Viele Beteiligte

Veranstalter, Agentur, Location, Technikverleih und Künstler: Jeder Auftrag hat mehrere Rechnungswege.

Technik und Reisekosten

Verleih, Transport, Hotel und Spesen sind große Posten, die oft weiterberechnet werden.

Wechselnde Einnahmen

Saisonspitzen im Sommer und zur Weihnachtszeit, ruhige Monate dazwischen. Wer sich an den Einnahmen orientiert, braucht den Überblick.

So hilft dir Saldiqo

  • Angebot, Anzahlung, SchlussrechnungDie Gage oder das Paket stellst du als Angebot, die Anzahlung als Abschlagsrechnung und den Rest nach dem Termin.
  • Weiterberechnung von Technik und ReiseBelege erfasst du als Ausgabe und rechnest sie mit Aufschlag oder zum Selbstkostenpreis weiter.
  • Zahlungen zuordnenKontoauszug hochladen, Saldiqo schlägt die passende Rechnung vor.
  • Mahnen mit FristenZahlungserinnerung und Mahnstufen mit einem Klick, mit festen Fristen.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Gage Auftritt, 3 Stunden
  • Technikpauschale, Anlage und Licht
  • An- und Abreise, Hotel laut Beleg
  • Anzahlung 50 % auf die Veranstaltung am 18. Juli
  • Aufbau und Abbau
  • Weiterberechnung Leihtechnik laut Beleg

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer
Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben
Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Kann ich Anzahlungen für gebuchte Termine abrechnen?

Ja. Aus dem Angebot entsteht die Abschlagsrechnung. Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung ab.

Wie rechne ich Reise- und Technikkosten ab?

Du erfasst den Beleg als Ausgabe und schreibst die Kosten als Position in die Rechnung.

Müssen Events und Medien in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Events und Medien in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Events und Medien Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

Saldiqo kostenlos testen

Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.