Buchhaltung und Rechnungen für Online-Shops

Bestellung kommt rein, Ware geht raus, Rechnung muss stimmen, Retoure kommt zurück. Ein Online-Shop produziert Belege im Minutentakt. Saldiqo holt die Bestellungen aus deinem Shop, schreibt Rechnung und Lieferschein dazu und ordnet am Ende die Zahlung zu.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Online-Shops an

Viele kleine Bestellungen

Hunderte Bestellungen im Monat mit je ein paar Euro Warenwert sind keine Seltenheit. Jede braucht eine Rechnung, einen Lieferschein und einen Zahlungseingang.

Mehrere Verkaufskanäle

Eigener Shop, Marktplatz, Social Media: Die Bestellungen kommen aus verschiedenen Quellen und müssen an einem Ort landen.

Retouren und Erstattungen

Ein Teil der Ware kommt zurück. Jede Rückgabe braucht eine Gutschrift, die zur ursprünglichen Rechnung passt.

Lager und Versand

Pickliste, Versandliste und Sendungsnummern gehören zur Bestellung. Der Lagerbestand sollte stimmen, bevor jemand etwas verkauft, das es nicht mehr gibt.

So hilft dir Saldiqo

Bestellungen holenSaldiqo ruft Bestellungen aus WooCommerce, Shopify oder Billbee ab. Dazu kommt der CSV-Import für andere Kanäle und die manuelle Bestellung.
Rechnung und Lieferschein je BestellungAus einer Bestellung erzeugst du Rechnung, Lieferschein und bei Bedarf eine Rechnungskorrektur. Alles bleibt verknüpft.
Lager, Pickliste, VersandlisteBei Artikeln mit Bestandsführung sinkt der Lagerbestand mit der Bestellung und steigt bei Storno und Retoure wieder. Die Pickliste fasst die Positionen mehrerer Bestellungen zusammen, die Versandliste liefert die Daten für den Versanddienst.
Versendet meldenFür WooCommerce meldet Saldiqo den Versand mit Sendungsnummer zurück an den Shop.
Zahlungen zuordnenKontoauszug hochladen: Saldiqo ordnet Zahlungen den Rechnungen zu, auch bei Kauf auf Rechnung. Wer nicht zahlt, bekommt eine Erinnerung.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Artikel laut Bestellung, Versandkosten separat
Versand Paket, Sendungsnummer auf dem Lieferschein
Gutschein, eingelöst als Rabatt
Rechnungskorrektur: Rückgabe von zwei Artikeln
Verpackung und Zusatzservice
Lieferung in ein anderes EU-Land

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer: Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben: Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung: Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Welche Shops kann Saldiqo anbinden?

WooCommerce, Shopify und Billbee. Für andere Kanäle gibt es den CSV-Import mit einer eigenen Vorlage und die manuelle Bestellung. Zugangsdaten trägst du selbst ein.

Wie behandle ich Retouren?

Du erzeugst zur Rechnung eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung. Sie bleibt mit der Bestellung und der ursprünglichen Rechnung verknüpft.

Kann ich Lieferungen in andere Länder ausweisen?

Saldiqo kennt die Steuerarten innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge und Ausfuhr. Welche Regel für eine Lieferung gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Müssen Online-Shops in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Online-Shops in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Online-Shops Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.