Buchhaltung und Rechnungen für Pensionen und Hostels

Zimmer, Frühstück, Gruppenbuchungen, Camping und Stellplätze: Pensionen und Hostels haben viele Gäste in der Saison und Firmen- oder Gruppenbuchungen mit Rechnung. Saldiqo schreibt Gruppenrechnungen, erzeugt Anzahlungen und erfasst Wäsche, Energie und Frühstückseinkauf.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Pensionen und Hostels an

Gruppen und Firmen

Schulklassen, Vereine und Firmen buchen Zimmer und wollen eine Rechnung mit Zahlungsziel.

Saison

Im Sommer ist das Haus voll, im Winter ruhig. Einnahmen und Kosten schwanken stark.

Frühstück und Nebenleistungen

Frühstück, Parkplatz und Wäsche stehen als eigene Positionen.

So hilft dir Saldiqo

GruppenrechnungZimmer, Frühstück und Nebenleistungen als Positionen.
Anzahlung bei BuchungAngebot, Abschlag, Schlussrechnung.
Kosten erfassenWäsche, Energie, Frühstückseinkauf per Handyfoto.
Saison im BlickAuswertung je Zeitraum.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Zimmer mit Frühstück, 3 Nächte, 12 Personen
Parkplatz, pro Nacht
Wäschewechsel zusätzlich
Anzahlung 30 % bei Buchung
Stornogebühr laut Vereinbarung
Kurtaxe, durchlaufend

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer: Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben: Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung: Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Wie rechne ich Gruppen ab?

Mit Angebot, Anzahlung und einer Schlussrechnung an die Firma oder den Verein.

Ersetzt Saldiqo die Kasse im Frühstücksraum?

Nein. Saldiqo ist kein Kassensystem. Barumsätze gehören in eine Kasse, die die Vorgaben deines Landes erfüllt.

Müssen Pensionen und Hostels in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Pensionen und Hostels in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Pensionen und Hostels Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.