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Buchhaltung und Rechnungen für IT-Administratoren

Support-Verträge, Netzwerke, Backups, Hardware-Beschaffung und Lizenzen: Ein IT-Dienstleister betreut kleine Firmen mit Monatsverträgen und liefert Geräte und Software dazu. Saldiqo erzeugt Monatsrechnungen, rechnet Hardware und Lizenzen weiter und erfasst Einsatzzeiten.

Aktualisiert:

Das fällt bei IT-Administratoren an

Kleine Firmen, laufende Betreuung

Arztpraxen, Kanzleien und Handwerker bezahlen einen Monatsbetrag für Support und Wartung.

Hardware und Lizenzen

Rechner, Netzwerk, Backups und Microsoft-Lizenzen werden beschafft und weiterberechnet.

Einsätze vor Ort

Anfahrt, Dauer und Material werden je Einsatz abgerechnet.

So hilft dir Saldiqo

  • Serienrechnung SupportMonatsvertrag zum Termin.
  • Hardware weiterberechnenBeleg als Ausgabe, Position mit Aufschlag.
  • Einsatz nach ZeitStunden mit Start und Stopp, Anfahrt als Position.
  • Lizenzen als SerienrechnungJährliche Lizenzen zum Termin.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Support-Vertrag, Monat November, bis 5 Stunden
  • Einsatz vor Ort, Stunden
  • Anfahrtspauschale
  • Notebook laut Beleg weiterberechnet
  • Lizenzen Microsoft 365, Quartal
  • Backup-Einrichtung, Pauschale

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer
Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben
Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Kann ich Support-Verträge automatisch abrechnen?

Ja. Eine Serienrechnung je Kunde erzeugt die Rechnung zum Termin.

Wie berechne ich Hardware weiter?

Du erfasst den Beleg als Ausgabe und stellst sie mit Aufschlag als Position in Rechnung.

Müssen IT-Administratoren in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen IT-Administratoren in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen IT-Administratoren Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.