Buchhaltung und Rechnungen für IT-Freelancer

Stundensatz, Tagessatz, Wartungsvertrag: IT-Freelancer rechnen nach Zeit und für Kunden in mehreren Ländern. Saldiqo erfasst deine Stunden, schreibt die Rechnung daraus und kennt die Steuerart Reverse Charge für Kunden im EU-Ausland.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei IT-Freelancer an

Abrechnung nach Zeit

Stunden und Tage müssen aufs Projekt, den Kunden und die Rechnung. Wer die Zeit im Kopf mitführt, rechnet am Monatsende ungenau.

Wiederkehrende Beträge

Wartungs- und Supportverträge, Hosting und Lizenzen laufen monatlich oder jährlich. Die Rechnung ist jedes Mal dieselbe.

Kunden in mehreren Ländern

Startups in Berlin, eine Agentur in Wien, ein Konzern in Amsterdam: Je nach Kunde und Land gelten andere Regeln, und die Rechnung muss das zeigen.

Abos und Tools

Cloud, Entwicklerwerkzeuge, Software, Domains: Die laufenden Ausgaben sind viele kleine Rechnungen, oft in Fremdwährung.

So hilft dir Saldiqo

Zeiterfassung mit Start und StoppZeit läuft mit, du ordnest sie Kunde und Projekt zu. Daraus entsteht die Rechnungsposition.
Rechnung aus erfassten ZeitenOffene Zeiten je Kunde bündelst du mit einem Klick zu einer Rechnung.
Wartungsvertrag als SerienrechnungMonatliche Pauschalen und jährliche Lizenzen erzeugt eine Serienrechnung zum festen Termin.
Steuerart für das AuslandFür Unternehmen in anderen EU-Ländern wählst du Reverse Charge, Saldiqo schreibt den Hinweis auf die Rechnung. Für andere Fälle klärst du mit deiner Steuerberatung, welche Steuerart passt.
Belege und ZahlungenBeleg mit dem Handy fotografieren, Kontoauszug hochladen, Saldiqo ordnet Zahlungen den Rechnungen zu.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Softwareentwicklung, 18 Stunden
Code-Review und Architekturberatung, 4 Stunden
Bereitschaftspauschale, Monat Oktober
Wartungsvertrag, Monat Oktober
Weiterberechnung Hosting und Lizenzen laut Beleg
Reisekosten nach Aufwand

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer: Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben: Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung: Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Für IT-Freelancer in Österreich

Für Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern prüfst du, ob Reverse Charge gilt. Dafür brauchst du eine UID-Nummer. Saldiqo schreibt den Hinweis mit der Steuerart.

Häufige Fragen

Kann ich Stunden erfassen und daraus eine Rechnung machen?

Ja. Saldiqo hat eine Zeiterfassung mit Start und Stopp, offene Zeiten je Kunde und die Rechnung aus Zeiten.

Wie rechne ich mit Kunden im EU-Ausland ab?

Du wählst bei der Rechnung die Steuerart, zum Beispiel Reverse Charge. Saldiqo schreibt den Hinweis dazu. Welche Regel für den Kunden gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Gibt es einen Zugang für meine Steuerberatung?

Ja. Du lädst deine Steuerberatung mit eigenem Zugang ein. Sie sieht deine Zahlen, ohne etwas zu ändern, und kann Exporte ziehen.

Müssen IT-Freelancer in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen IT-Freelancer in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen IT-Freelancer Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.