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Buchhaltung und Rechnungen für IT-Projektleiter

Projektsteuerung, Scrum Master, Product Owner und Interim-Rollen: IT-Projektleiter arbeiten oft über Vermittler und stellen nach Tagen oder Stunden Rechnungen. Saldiqo erzeugt die Monatsrechnung aus erfassten Tagen, schreibt die Rechnung an den Vermittler und erinnert bei langem Zahlungsziel.

Aktualisiert:

Das fällt bei IT-Projektleiter an

Vermittler und Endkunde

Die Rechnung geht an den Vermittler, der Einsatz läuft beim Endkunden. Beide müssen auf der Rechnung erkennbar sein.

Lange Zahlungsziele

30 bis 60 Tage sind üblich. Wer nicht nachhält, wartet monatelang.

Tagesnachweise

Viele Kunden verlangen Zeitnachweise zur Rechnung.

So hilft dir Saldiqo

  • Rechnung aus TagenTage erfassen, als Position übernehmen.
  • Vermittler als KontaktRechnung an den Vermittler, Projekt in der Beschreibung.
  • ErinnerungenOffene Rechnungen im Blick.
  • ReisekostenBelege erfassen und als Position weiterberechnen.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Projektleitung, 20 Personentage
  • Scrum-Master-Tätigkeit, 15 Tage
  • Reisekosten laut Beleg
  • Workshop Planung, ganzer Tag
  • Stakeholder-Reporting, Stunden
  • Zuschlag für Einsatz vor Ort

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer
Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben
Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Wie rechne ich über einen Vermittler ab?

Du legst den Vermittler als Kontakt an und schreibst die Rechnung an ihn. Projekt und Endkunde stehen in der Beschreibung.

Kann ich Zeitnachweise mitschicken?

Du erfasst Tage in Saldiqo und kannst sie als Positionen in die Rechnung übernehmen.

Müssen IT-Projektleiter in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen IT-Projektleiter in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen IT-Projektleiter Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.