Buchhaltung und Rechnungen für PR-Agenturen

Pressearbeit, Krisenkommunikation, Events und Medienmonitoring: Eine PR-Agentur rechnet nach Stunden, Retainer und Projekten. Saldiqo erzeugt Monatsrechnungen, rechnet Fremdleistungen wie Clipping oder Versand weiter und zeigt je Kunde, wo die Stunden bleiben.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei PR-Agenturen an

Stunden als Hauptleistung

Beratung, Texte, Pressekontakt und Abstimmung lassen sich in Stunden fassen. Kunden erwarten eine nachvollziehbare Aufstellung.

Retainer plus Projekt

Laufende Pressearbeit im Retainer, dazu Projekte wie Launch, Messe oder Krisenfall.

Fremdleistungen

Clipping, Verteiler, Events und Grafik sind Kosten, die du weiterberechnest.

So hilft dir Saldiqo

Zeiterfassung und AufstellungStunden je Kunde und Aufgabe erfassen und als Position in die Rechnung übernehmen.
Retainer als SerienrechnungMonatspauschale zum festen Termin.
Projekte mit AbschlagAngebot, Abschlag, Schlussrechnung.
Fremdleistungen weiterberechnenBelege als Ausgabe mit Kostenstelle des Kunden erfassen und weiterrechnen.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Pressearbeit, Monatspauschale November
Beratung und Abstimmung, Stunden
Pressemitteilung, Text und Versand
Clipping-Dienst laut Beleg
Pressekonferenz, Organisation und Betreuung
Krisenkommunikation, Bereitschaft pro Tag

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer: Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben: Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung: Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Kann ich eine Stundenaufstellung mitschicken?

Du erfasst Zeiten je Kunde und übernimmst sie als Positionen in die Rechnung.

Wie rechne ich Fremdleistungen weiter?

Du erfasst den Beleg als Ausgabe mit der Kostenstelle des Kunden und rechnest ihn als Position weiter.

Müssen PR-Agenturen in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen PR-Agenturen in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen PR-Agenturen Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.