Buchhaltung und Rechnungen für Wärmepumpen-Installateure

Planung, Förderantrag, Lieferung, Installation und Inbetriebnahme: Wärmepumpen sind Großaufträge mit vielen Beteiligten und langen Lieferzeiten. Saldiqo stellt Abschläge zu Auftrag, Lieferung und Inbetriebnahme, rechnet Förderung und Eigenanteil sauber getrennt ab und erfasst die Rechnungen der Hersteller.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Wärmepumpen-Installateure an

Großaufträge mit langer Lieferzeit

Die Wärmepumpe kommt Wochen nach der Bestellung. Der Betrieb legt den Preis des Herstellers aus, bevor der Kunde zahlt.

Förderung und Eigenanteil

Kunden beantragen Zuschüsse, und die Rechnung muss Bestandteile so zeigen, dass der Antrag möglich ist.

Wartung danach

Wartungsverträge sichern wiederkehrende Einnahmen, wenn sie pünktlich abgerechnet werden.

So hilft dir Saldiqo

Abschläge zu Auftrag, Lieferung, InbetriebnahmeAngebot, Abschläge, Schlussrechnung.
Positionen für den FörderantragGerät, Installation und Nebenarbeiten als einzelne Positionen.
Herstellerrechnungen je ProjektRechnungen erfassen und der Kostenstelle des Auftrags zuordnen.
Wartung als SerienrechnungJährliche Wartung erzeugt Saldiqo zum Termin.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Luft-Wasser-Wärmepumpe, Lieferung
Installation und hydraulischer Abgleich
Inbetriebnahme und Einweisung
Pufferspeicher und Zubehör laut Lieferschein
Demontage der Altanlage, Entsorgung
Abschlag 40 % bei Bestellung des Geräts

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer: Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben: Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung: Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Wie rechne ich Geräte mit langer Lieferzeit ab?

Mit einem Abschlag bei Bestellung. Weitere Abschläge zu Lieferung und Inbetriebnahme, die Schlussrechnung zieht alle ab.

Kann ich Positionen für Förderanträge getrennt ausweisen?

Ja. Gerät, Installation und Nebenleistungen als einzelne Positionen. Welche Angaben ein Antrag verlangt, klärst du mit der Förderstelle.

Müssen Wärmepumpen-Installateure in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Wärmepumpen-Installateure in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Wärmepumpen-Installateure Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.