Buchhaltung und Rechnungen für Handwerksbetriebe

Angebot schreiben, Material bestellen, auf der Baustelle arbeiten, Abschlag stellen, Schlussrechnung schreiben: Ein Handwerker rechnet nicht am Schreibtisch ab, sondern zwischen zwei Terminen. Saldiqo führt dich vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Handwerksbetriebe an

Aufträge, die über Wochen laufen

Ein Dach, ein Bad, eine Heizung: Der Auftrag dauert, das Geld kommt in Stufen. Du brauchst Angebot, Auftragsbestätigung, Abschläge und eine Schlussrechnung, die alles zusammenführt.

Material und Arbeit getrennt

Kunden und Versicherungen wollen Material, Arbeitszeit und Anfahrt einzeln sehen. Eine Rechnung mit Sammelposten bringt Rückfragen.

Belege auf der Baustelle

Baumarkt, Großhandel, Tankstelle: Quittungen liegen im Fahrzeug, nicht im Büro. Je länger sie liegen, desto mehr gehen verloren.

Zahlungsmoral

Offene Rechnungen sind bei Handwerkern der häufigste Grund für Liquiditätsprobleme. Wer zu spät mahnt, wartet monatelang.

So hilft dir Saldiqo

Angebot, Auftragsbestätigung, RechnungAus dem Angebot entsteht die Auftragsbestätigung, daraus die Rechnung. Positionen und Preise musst du nur einmal schreiben.
Abschlags- und SchlussrechnungAbschläge nach Baufortschritt stellst du direkt aus dem Angebot. Die Schlussrechnung zieht sie automatisch ab.
Lieferschein für MaterialLieferscheine bleiben mit dem Auftrag verknüpft, so kannst du später belegen, was wann geliefert wurde.
Zeiterfassung und Rechnung aus ZeitenStart und Stopp mit dem Handy, am Ende erzeugt Saldiqo die Rechnungsposition aus den erfassten Stunden.
Kostenstelle je BaustelleOrdne Material und Zeiten einer Baustelle zu und sieh, ob sich der Auftrag gelohnt hat.
Mahnen mit FristenZahlungserinnerung und Mahnstufen mit festen Fristen und Gebühren, mit einem Klick verschickt.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Facharbeiter, Arbeitsstunde
Helfer, Arbeitsstunde
Material nach Aufwand, laut Lieferschein
Anfahrtspauschale
Abschlag 1: Beginn der Arbeiten
Entsorgung von Altmaterial

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer: Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben: Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung: Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Für Handwerksbetriebe in Österreich

Bauleistungen an Unternehmer, die selbst Bauleistungen erbringen, sind in Österreich meist Reverse-Charge-Leistungen nach § 19 UStG. Dafür wählst du in Saldiqo die Steuerart Reverse Charge. Ob das für den einzelnen Auftrag gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fragen

Kann ich Abschläge nach Baufortschritt abrechnen?

Ja. Du stellst Abschlags- oder Teilrechnungen direkt aus dem Angebot. Die Schlussrechnung zieht die bereits bezahlten Abschläge ab.

Wie erfasse ich Belege von der Baustelle?

Beleg mit dem Handy fotografieren oder hochladen und als Ausgabe erfassen. Du kannst Material einer Kostenstelle zuordnen, zum Beispiel einer Baustelle.

Kann ich Reverse Charge für Bauleistungen ausweisen?

Ja. Du wählst bei der Rechnung die Steuerart Reverse Charge, Saldiqo schreibt den Hinweis dazu und rechnet ohne Umsatzsteuer. Ob die Regel für den Auftrag gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Müssen Handwerksbetriebe in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Handwerksbetriebe in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Handwerksbetriebe Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.