Kostenlos starten
Sprache: DE

Buchhaltung und Rechnungen für Kaffeeröstereien

Rohkaffee aus dem Ausland, Röstung nach Sorte, Abos, Gastronomie und Büros: Eine Rösterei kauft Rohware in großen Mengen und verkauft in Tüten an viele. Saldiqo stellt Rechnungen für Gastronomie und Büros, erzeugt Abos als Serienrechnung und erfasst Rohkaffee- und Verpackungsrechnungen je Charge.

Aktualisiert:

Das fällt bei Kaffeeröstereien an

Rohkaffee aus dem Ausland

Einkäufe in Fremdwährung oder über Importeure, mit langen Lieferzeiten und hohem Warenwert.

Abos und Stammkunden

Büros und Cafés beziehen jede Woche oder jeden Monat dieselbe Menge. Abos laufen automatisch.

Online und Großhandel

Der eigene Shop und Gastronomie-Belieferung haben unterschiedliche Preise und Rechnungen.

So hilft dir Saldiqo

  • Abos als SerienrechnungFeste Mengen erzeugt eine Serienrechnung zum Termin.
  • Lieferschein und RechnungFür wechselnde Mengen Lieferschein und Rechnung aus demselben Auftrag.
  • Bestellungen aus dem ShopBestellungen aus WooCommerce, Shopify oder Billbee abholen und abrechnen.
  • Rohkaffee und Verpackung erfassenLieferantenrechnungen mit Fälligkeit erfassen.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

  • Espresso Hausmischung, 5 Kilogramm, Lieferung Montag
  • Bürokaffee-Abo, Monat November
  • Filterkaffee Single Origin, 1 Kilogramm
  • Verkostung für Team, 8 Personen
  • Pfand für Behälter
  • Versand laut Bestellung

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer
Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer
Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer
Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben
Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug
Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen
Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Häufige Fragen

Kann ich Kaffee-Abos automatisch abrechnen?

Ja. Eine Serienrechnung je Kunde erzeugt die Rechnung zum Termin.

Kann ich meinen Online-Shop anbinden?

Saldiqo holt Bestellungen aus WooCommerce, Shopify oder Billbee ab und erzeugt Rechnung und Lieferschein.

Müssen Kaffeeröstereien in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Kaffeeröstereien in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Kaffeeröstereien Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

Saldiqo kostenlos testen

Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

Kostenlos starten

Diese Seite für andere Länder

Verwandte Nischen

Weitere Branchen

Alle Branchen

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.