Buchhaltung und Rechnungen für Restaurants und Cafés

Die Gäste zahlen an der Kasse. Aber Firmenfeiern, Caterings, Mittagstische für Betriebe und Reservierungen mit Anzahlung brauchen Rechnungen. Saldiqo übernimmt diesen Teil und sammelt die Eingangsrechnungen von Großhandel, Getränkelieferant und Energieversorger.

Aktualisiert: 16. Oktober 2026

Das fällt bei Restaurants und Cafés an

Kasse und Rechnung sind zwei Welten

Gäste zahlen über das Kassensystem. Firmen wollen eine Rechnung mit Empfänger, Leistungsbeschreibung und Steuerausweis, und die gehört nicht in die Kasse.

Feiern mit Anzahlung

Hochzeit, Geburtstag, Firmenfeier: Du vereinbarst Menü, Personenzahl und Preis Wochen vorher und verlangst eine Anzahlung. Nach der Feier folgt die Schlussrechnung.

Stammkunden im Abo

Ein Betrieb isst jeden Mittag bei dir und zahlt einmal im Monat. Diese Rechnung wiederholt sich.

Viele Lieferanten, kurze Fristen

Großhandel, Getränke, Brot, Fleisch, Wein, Energie: Eingangsrechnungen mit unterschiedlichen Fälligkeiten stapeln sich schnell.

So hilft dir Saldiqo

Angebot, Anzahlung, SchlussrechnungDu schreibst das Angebot mit Menü und Personenzahl, stellst die Anzahlung aus dem Angebot und rechnest nach der Feier ab.
Mittagstisch als SerienrechnungEine Serienrechnung erzeugt die Monatsrechnung zum festen Termin.
Belege und LieferantenrechnungenRechnung oder Beleg mit dem Handy fotografieren, Fälligkeit eintragen. Offene Rechnungen kannst du als Sammelüberweisung für das Online-Banking bündeln.
Zahlungen zuordnenKontoauszug hochladen, Saldiqo ordnet Zahlungen den Rechnungen zu. Du siehst, wer noch offen ist, und mahnst mit einem Klick.
Kostenstellen für Küche, Bar und CateringTrenne Einnahmen und Ausgaben nach Bereichen und sieh, womit du Geld verdienst.

Typische Rechnungspositionen

Beispiele, die in dieser Branche oft auf Rechnungen stehen. Preise legst du selbst fest.

Menü, 3 Gänge, pro Person, 40 Personen
Getränkepauschale pro Person
Raummiete und Dekoration
Mittagstisch Monat Oktober, 22 Mahlzeiten
Anzahlung auf die Feier am 14. November
Bedienung nach Aufwand, Stunden

Steuern und Rechnungen in Österreich

Was für Rechnungen in Österreich gilt, in Kürze. Stand: Oktober 2026.

Umsatzsteuer: Normalsatz 20 %, dazu 13 %, 10 % und seit 1. Juli 2026 4,9 % für bestimmte Grundnahrungsmittel. Saldiqo rechnet je Rechnungsposition mit dem Satz, den du wählst.
Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto bist du nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit. Liegst du höchstens 10 % darüber, bis 60.500 €, gilt die Befreiung noch bis zum Jahresende, im Folgejahr nicht mehr. Saldiqo zeigt dir laufend, wie viel noch frei ist.
UID-Nummer: Auf Rechnungen über 400 € brutto steht deine UID-Nummer, ab 10.000 € brutto auch die deines Firmenkunden. Die Steuernummer genügt nicht. Als Kleinunternehmer ohne UID-Nummer brauchst du keine.
Weitere Angaben: Die Rechnung stellst du spätestens sechs Monate nach der Leistung aus. Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören auf die Rechnung, wenn du im Firmenbuch stehst. Saldiqo übernimmt sie automatisch.
E-Rechnung: Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine Pflicht. Stimmt dein Kunde zu, schickt Saldiqo ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, dafür brauchst du eine UID-Nummer. Rechnungen an den Bund im Format ebInterface kann Saldiqo noch nicht.
Umsatzsteuervoranmeldung: Die UVA geht über FinanzOnline an das Finanzamt, bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Monatlich meldest du bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 €, sonst vierteljährlich. Saldiqo zeigt Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz, dazu die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eingereicht wird in FinanzOnline oder über deine Steuerberatung.
Aufbewahrung: Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre.
Zahlungsverzug: Im zweiten Halbjahr 2026 gelten im Geschäftsverkehr 10,73 % Verzugszinsen, gegenüber Verbrauchern 4 %. Die Pauschale von 40 € gibt es nur zwischen Unternehmen.
Bezahlen: Jede Rechnung bekommt einen EPC-QR-Code („Zahlen mit Code“), den deine Kundschaft in der Banking-App scannt.

Für Restaurants und Cafés in Österreich

Barumsätze der Gäste laufen in Österreich ab bestimmten Umsatzgrenzen über eine Registrierkasse nach der RKSV. Saldiqo ersetzt sie nicht.

Häufige Fragen

Ist Saldiqo ein Kassensystem?

Nein. Saldiqo ersetzt keine Kasse. Die Umsätze von Gästen gehören in ein Kassensystem, das die Vorgaben deines Landes erfüllt. Saldiqo ist für Rechnungen an Firmen und Gruppen, Anzahlungen, Mahnungen und Ausgaben da.

Wie rechne ich Feiern mit Anzahlung ab?

Mit Angebot, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung. Die Schlussrechnung zieht die bezahlte Anzahlung ab und zeigt den Restbetrag.

Kann ich für Speisen und Getränke verschiedene Steuersätze ausweisen?

Ja. Jede Rechnungsposition bekommt ihren eigenen Satz. Welcher Satz für welche Leistung gilt, hängt vom Land ab, siehe unten.

Müssen Restaurants und Cafés in Österreich Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, außer sie sind Kleinunternehmer: Bis 55.000 € Jahresumsatz brutto gilt die Befreiung. Liegst du höchstens 10 % darüber, bleibt sie bis zum Jahresende bestehen. Darüber entfällt sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Brauchen Restaurants und Cafés in Österreich eine E-Rechnung?

Zwischen Unternehmen nicht, und Stand Oktober 2026 ist auch keine Pflicht angekündigt. Rechnungen an den Bund laufen über e-Rechnung.gv.at im Format ebInterface oder UBL, ein PDF wird dort abgelehnt. Mit Zustimmung deines Kunden kannst du ein ZUGFeRD-PDF schicken.

Wie lange müssen Restaurants und Cafés Rechnungen aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, für Belege zu Grundstücken 22 Jahre. Belege kannst du in Saldiqo digital ablegen. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung bleibt bei dir.

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Rechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Belege sammeln und mahnen: kostenlos und ohne Testphase.

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Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung, ohne Gewähr. Für deinen Fall hilft dir deine Steuerberatung.